Satın Alma

TeamWork SATINALMA Yönetim Yazılımı ile şirketinizin satın alma işlemlerini yeniden yapılandırarak, satın alma kadronuzun verimliliğinizi artırarak, satın alma işlemlerinde şeffaflığı artırarak giderlerinizi azaltabilirsiniz.

TeamWork SATINALMA Yazılımı kullanımına geçerken, danışmanlığımız altında şirketinizdeki satın alma süreçler gözden geçirilir ve tanımlanır.Satın alma işlemleri için Satın alma talep formu hazırlanması zorunlu kılınır ve bu form elektronik onaya ve işleme gönderilir.

Talep formu onay süreci şirketinizin yapısına ve alınacak malın cinsine göre farklılıklar gösterir. Örnek bir onay sürecinde aşağıdaki işlemler görülebilir: Talep edenin müdürünün onayından sonra talep formu; satın alma bölümüne (tahmini fiyatların girilmesi için) ve depoya (istenen mal depoda varsa yeniden alınmaması için) gönderilir. Bundan sonra finans müdürüne ve/veya Genel Müdür’e onay için gönderilir. Alım onayından sonra satın alma sürecinin başlaması için yeniden satın alma bölümüne gönderilir.

Onaylanmış Satın Alma Talep formu satın alma bölümüne gelince talep toplama işlemleri başlatılır. Talep istek formunda fiyat teklifi istenecek firmalar seçilir ve e-posta, faks veya mektupla teklif istekleri gönderilir.

E-Posta ile Gelen teklifler bir tuşla Gelen Teklif formu haline getirilir, fiyatlar otomatik olarak içeri alınır. Gönderilen teklifin bir kopyası da ekinde saklanır.

Daha sonra gelen teklifler ilgili listelerde mukayese edilir ve en uygun teklif seçilir. (veya en uygun 3 teklif seçilerek, talep onay sistemi içinde seçim için üst yönetime sunulur.)

Satın alınacak firma seçildikten sonra Satın Alma Sipariş Formu oluşturulur ve elektronik iş akışına gönderilir.

Örnek bir iş akışı: Satın Alma Sipariş formu Önce Satın Alma Müdürü ve Genel Müdür’e alım onayı için gönderilir. Onaydan sonra form satın alma bölümüne yönlendirilir ve sipariş tedarikçiye gönderilir. Daha sonra bu siparişin temini ile ilgili işlemleri yapmak için depoya (malın kabulü ve talep edene teslimi için), kalite kontrol bölümüne (malın kalite kontrolü için), finans bölümüne (ödeme planlaması ve yapılması için), muhasebeye (ilgili kayıtları girmesi için), Üretim bölümüne (üretimle ilgili bir malzeme ise bilgi için) vb gönderilir. Tüm bölümler işlem yaptıktan sonra form kapanır ve sonuç talep edene ve diğer ilgililere bildirilir.

Yukarıda anlatılan tüm süreçler tamamen bilgisayar ortamında gerçekleştirilir, hiçbir şekilde kâğıt form kullanımı ve dağıtımı yapılmaz.

TeamWork SATINALMA Yazılımı ile tüm satın alma işlemleri şeffaf ve izlenebilir hale gelir. Bu sayede suiistimallerin önüne geçilir, satın alma maliyetlerinde tasarruf yapılır

• Taleplerin kaydedilmesi ve izlenmesi sayesinde gereksiz alımları önleyerek tasarruf yaparsınız.
• Eskiden alım fiyatlarının kolaylıkla izlenmesi sayesinde aynı ürünü daha pahalıya almayı önlersiniz
• Teklif isteme taleplerinin kolaylıkla daha çok firmaya gönderilebilmesi sayesinde rekabeti arttırarak satın alım maliyetini düşürürsünüz
• Gelen tekliflerin kolay tasnifi ve karşılaştırılması sayesinde en ucuz veya en uygun alımı yaparsınız
• Tüm satın ama işlemleri kayıt altına alındığı ve şeffaf olduğu için suiistimalleri önlersiniz

TeamWork SATINALMA Yazılımı kullananlar yukarıdaki tasarruflarla genellikle 3–4 ay içinde yazılım maliyetini çıkarırlar.

TeamWork SATINALMA Yazılımı kullanımı ile satın alma personelinizin verimliliği artar, daha az personel ile daha çok ve daha şeffaf iş yapılır.

• Satın alma tedarikçiler ve yetkilileri ile ilgili tüm bilgilere kolaylıkla erişir. Ürün gruplarına göre sıralanmış tedarikçi listeleri ile teklif istenecek tedarikçiler kolaylıkla tespit edilir
• Satın alma anlaşmalarına tedarikçi kayıtları altından kolaylıkla erişilebilir
• Satın alma personeli satın alınacak malzemeler, yedek parçalar vs ile ilgili bilgilere hızlı bir şekilde erişir (alış baz fiyatları, son alış fiyatları, özellikleri, resimleri, teknik bilgiler vb…)
• Elektronik iş akışı sayesinde onay almak için müdürlerin odalarına gitmek, imza beklemek gibi zaman alıcı işlerden tasarruf edilir. Özellikle, onay verecek kişiler farklı bir şehirde ise onay süreci eskisine göre çok kısalır.
• Talep formuna girilen bilgiler, ilgili diğer tüm formlara otomatik olarak taşınır. Bilgileri yeniden girmek gerekmez
• 40-50 firmaya teklif isteme maillerini göndermek satın alma personelinin sadece birkaç dakikasını alır (50 firmayı seçmek ve “gönder” tuşuna basmak)
• Gelen teklifler e-postadan bir tuşla gelen teklif formu haline getirilir. Gelen teklifteki fiyatlar e-postadan otomatik olarak okunarak forma kaydedilir.
• Gelen teklif karşılaştırma listeleri otomatik olarak hazırlanır.
• Aynı ürünler ilgili daha evvel yapılmış satın almalar, gelen teklifler, kimlerden alındıkları ve fiyatları kolaylıkla görülür
• Kalite sistemlerinin gereği olan Tedarikçi Değerlendirmeleri kolaylıkla yapılır ve kayıt altına alınır
• Satın alma siparişleri daha hızlı sürede hazırlanır, daha standart ve profesyonel bir görünümle tedarikçiye iletilir.

Tüm bu işlemlerin sonucunda satın alma personeli daha az sürede çok daha fazla iş yapabilir.

TeamWork SATINALMA Yazılımı ile ithalat dosyalarının kağıtsız ofis ortamında takibi de mümkündür. İthalat siparişleri, akreditifler, sevkıyatlar ve bunlarla ilgili tüm detaylar, dosya maliyetleri, ödemeler vs programda izlenebilir.

İthalat dosya takibi sayesinde bu dosyalarla ilgili unutmaların, hataların önüne geçilir, şeffaflık sağlanır.

TeamWork, satın alma bölümünün tüm kayıt ve işlemlerinin kağıtsız bir ofis ortamında takip edilmesini ve izlenmesini sağlayarak verimli ve düzenli bir satın alma yönetimi oluşturur.

TeamWork SATINALMA, tek başına veya TeamWork CRM ve TeamWork FİNANS uygulaması ile entegre olarak kullanılabilir.

• Satın alma taleplerinin bilgisayara girilmesi, onaya gönderilmesi,
• Onaylandıktan sonra tedarikçilere teklif taleplerinin gönderilmesi,
• Gelen tekliflerin otomatik olarak bilgisayara kaydedilmesi,
• Gelen tekliflerin incelenerek en uygun teklifin seçilmesi,
• Seçilen tekliften satın alma siparişi oluşturulması, siparişin şirket içinde onaya gönderilmesi,
• Siparişin karşı firmaya gönderilmesi
• Alış faturalarının sisteme kaydedilmesi

• Hızlı Fiyat Araştırma Formu satın alma bölümüne E-Mail ile gönderilir.
• Satın alma yetkilisi formu tedarikçilere E-Mail ile gönderir.
• Gelen fiyat bilgisi talep eden kişiye E-Mail ile gönderilir.

• Ürün, malzeme veya hizmet alımı için Satınalma Talep Formu doldurulur ve onaya gönderilir.
• Talep formunda satın alma bütçesi, depo/iş merkezi, departman, proje belirtilir.
• Talep formu şirket içinde e-mail ile dağıtılır ve elektronik imza ile yetkililerce onaylanır.
• Onaylar tamamlanınca satın alma işlemleri başlatılır ve talep eden kişiye onay sonucu bildirilir.

• Teklif istenecek tedarikçiler, satın alma grup sıralı, sektör sıralı veya alfabetik firma sıralı listelerden seçilebilir.
• Seçilen firmalara bir tuşla (e-mail veya faks ile) Teklif İsteme talepleri gönderilir.

• E-mail ile gelen teklifler ve fiyatlar sisteme otomatik olarak kaydedilir.
• E-Mail veya faks ile gelen teklifin bir kopyası gelen teklif formunda saklanır.
• Kağıtta gelen teklifler taranarak kaydedilir.
• Mukayeseli gelen teklifler raporundan veya en uygun 3 teklif raporundan en cazip teklif seçilir.
• Bir talep ile ilgili tüm teklifler ve detayları kolaylıkla izlenebilir.

• Seçilen tekliften otomatik olarak Satınalma Siparişi hazırlanır.
• Satınalma siparişinde satın alma bütçesi, depo/İş merkezi, departman, proje belirtilir.
• Satınalma siparişi şirket içinde onay ve işlem için e-mail ile dağıtılır.
• Onaylanan Satınalma Siparişi e-mail, mektup veya faks ile tedarikçi firmaya gönderilir.
• Satın alma, depo, teslimat, finans vb. birimleri sipariş ile ilgili işlemleri bilgisayarda yaparlar.
• Siparişten alış faturası oluşturulur. (Finans Modülü ile)

• Satın alma bütçelerin belirlenmesi
• Bütçenin onaya gönderilmesi
• Bütçe gerçekleşme raporları

• Onaylayıcılar veya işlem yapanlar onay e-mail’i içinden bir tuşa basarak ilgili talep veya siparişini açar ve elektronik imza ile onay verirler.
• Satınalma Talep formu ve Satınalma Sipariş formu için onay ve iş akış sistemi firma ihtiyaçlarına uygun olarak tanımlanır.
• Değişik tip ürünler (acil, malzeme, hizmet, demirbaş, vb.) için ayrı onay tanımları yapılabilir. Onaylar seri, paralel veya karışık olabilir.
• Onay tanımında onaylayıcı, onay ve işlem seçenekleri, ikaz şekli, onay süresi vb. girilir.
• Onaylayıcılar onayı duraklatıp değişiklik yapması için yazarına gönderebilir.
• Onay sonuçlanınca veya reddedilince tanımlanmış ilgililere bilgi için e-mail gönderilir.
• Belirlenen süre içinde onay verilmezse yetkili otomatik e-mail ile uyarılır.

• Periyodik ziyaret planlama ve takibi
• Periyodik arama planlama ve takibi
• Satış temsilci faaliyetlerinin ortak ajanda da görüntülenmesi

• Satın alımın tüm aşamaları ile ilgili çeşitli raporlar alınabilir.
• Satın alma süreç raporu (Talep, Teklif İsteme, Gelen Teklifler, Satın alma Siparişi)
• Fiyat Araştırma Listesi
• Mukayeseli gelen teklif listeleri
• Beklenen ürün/malzemeler listesi
• Tedarikçi, Müşteri, Talep eden ve Proje sıralı Satın alma Sipariş listeleri
• Talep eden, talep tipi, proje sıralı Satın alma Talepler listeleri
• Yıl, ay, tedarikçi, ürün grubu bazında satın alma ciro raporları
• İthalat siparişleri
• Tedarikçi, ürün grup, sipariş no sıralı satın alınan ürün/malzeme listeleri
• Onay/işlem bekleyen talep ve sipariş formları
• Satın alma Bütçe ve gerçekleşme listeleri
• Tedarikçi Değerlendirme listeleri
• Malzeme Giriş Kalite Kontrol sonuç listeleri.

• Akreditifler, ithalat siparişleri ve her ithalat işlemi için bir dosya açılır.
• Dosyada ithalat aşamaları ile ilgili tüm bilgiler,firmalar, tarihler, belge no.lar vb. kaydedilir.
• Gümrük vergileri hesaplanır ve raporlanır.

• Açık ve kapanmış dosyalar (İhracatçı, müşteri, tarih sıralı)
• Yoldaki/gümrükteki dosyalar, ödenmemiş dosyalar
• Akreditifler (Banka, ihracatçı, müşteri sıralı)
• Proforma ile satışlar ve komisyonlar
• Dosya durum raporu
• İthalat maliyetleri ve oranları raporu

• Satın alınan malzemeler için Malzeme Giriş Kalite formu oluşturulur ve iş akışı ile kontrolleri yapacak birimlere yönlendirilir.
• Değişik malzeme cinsleri için farklı kalite kontrol formları ve iş akışları oluşturulabilir.
• Kontrol sonuçları satınalma siparişine kaydedilir ve listelerle raporlanır.

• Tedarikçi sıralı kontrol sonuçları
• Malzeme cinsi sıralı kontrol sonuçları
• Satınalma sipariş no sıralı sonuçlar
• İşlem yapacak birim (Onaylayıcı) sıralı formlar
• Malzeme kontrol istatistikleri

• Tedarikçilerin detaylı bilgi kayıtları
  • Adres, telefon, faks, e-mail adresi, web adresi, vergi daire ve numarası, şube, fabrika adresleri…
  • Mali durum, kredibilite, banka hesapları, teminatlar, ürünleri, satınalma şartları…
  • Özel notlar, ilave bilgiler, ekli dosya/resimler
• Tedarikçi Yetkililerinin detaylı kayıtları
  • Firmadaki görevi, departmanı, müdürü, yardımcısı, sekreteri, telefonu, dahili telefonu, e-mail adresi…
• Tedarikçileri gruplandırma
  • Onaylı-Onaysız tedarikçiler, İlgili Satın alma Şefi, Satın Alma Grubu, sektörü, özel grubu, bölgesi,

• Tedarikçilere; satın alma grup, satın alma şefi, özel grup, sektör, bölge, şehir-semt, vb. sıralı erişim
• Adres kayıtlarında detaylı sorgulama yapabilme (kayıtlar her kelimeye göre indekslidir)

• Tedarikçi telefonunun bilgisayar ile aranması
• Tedarikçilerin Web sayfalarına hızlı erişim

• Faaliyet kayıtları (telefon, toplantı, ziyaret, tanıtım, vb.)
• Yazışma kayıtları (E-Mail, Faks, mektup)
• Satın alma siparişleri
• Proje Satın Alım ve ilişkiler takibi.

• Tedarikçilerle ilgili yapılacak işlerin görevlendirme ve takibi
• Tedarikçilerden gelen çağrıların izlenmesi

• Periyodik ziyaret planlama ve takibi
• Periyodik arama planlama ve takibi

• Tedarikçilerle ilgili tüm faaliyet ve kayıtlara tedarikçi, satın alma şefi, proje, tarih bazında erişim
• Projelerle ilgili tüm faaliyet ve kayıtlara erişim

• Satın alma personelinin tüm faaliyet, ziyaret, görev, satın alma siparişlerinin raporlanması
• Bilgisayarda tüm faaliyetleri izlenen satın alma personelinin verimliliğinde artışı

Firmanızın satışını yaptığı ürün ve hizmetler, satın alınan malzemeler, ham maddeler, kullanılan yedek parçalar, üretim reçeteleri vb. ürün kataloğunda tanımlanır. Tanımlanan ürün, malzeme ve hizmetler teklif, satış siparişi, satın alma siparişi, fatura, üretim fişi gibi kayıtların girişlerinde kullanılır.

• Ürün kartları
• Malzeme kartları
• Hizmet kartları
• Üretim Reçetesi
• Ürün grup tanımları
• Detaylı ürün bilgileri
• Ürün resimleri
• Değişik dövizlerle çalışabilme
• Muhasebe hesap bağlantıları

• Satış Fiyat listeleri
• Alış Fiyat ve kar marj listeleri
• Üretim Reçeteleri
• Alış fiyatlarında ve reçetelerde okuma yetki sınırlaması

• Tedarikçilerden Excel ortamındaki gelen ürün/yedek parça vb. fiyatlarının otomatik güncellenmesi
• Fiyatlarda toplu değişiklikler yapabilme imkanı